Dans un projet, la gestion du temps est importante. Les deadlines sont souvent très serrées et il n’est pas question de perdre de temps inutilement. Voyons cependant les choses sous un autre angle, savez-vous comment gagner du temps ? Dans cet article, notre expert Jeff Ball met en avant 4 façons dont PRINCE2 peut vous faire gagner du temps.

1. Le management par exception

Le management par exception est une vraie source de gain de temps. Le style de management rencontré est souvent « non interventionniste ». Il s’agit d’établir pour un bloc de travail donné (une séquence, un lot de travaux), les paramètres et ensuite de déléguer ce travail. Ce style de management non interventionniste fournit néanmoins direction et contrôle. On se concentre ici sur les décisions à prendre et les éventuels imprévus, ce qui permet de gagner du temps à tous les niveaux de l’équipe de gestion du projet. Le temps est précieux, votre équipe est occupée, utilisons donc ce temps avec sagesse. C’est cela être efficient. Si vous avez des doutes sur l’efficacité du management par exception à gagner du temps, regardez certaines alternatives habituellement inefficaces,  mais utilisées par des équipes non-PRINCE2. En effet :

• Le micro-management est consommateur en temps
• Le management « by walking around » peut être irrationnel et déstructuré
• Le management par réunion est très consommateur en homme-jours au cours de longues réunions improductives

2. La planification PRINCE2

PRINCE2 vous encourage à bien dimensionner la planification. PRINCE2 connait d’ailleurs trois niveaux de plan :

• Le plan de projet : C’est un résumé de plan, montrant les livrables clés, les limites de séquence, les principales échéances et quelques estimations de haut niveau. Parce que c’est du haut niveau c’est plus rapide à mettre en place. Vous gagnez du temps en ne décrivant pas un plan long et détaillé.

• Le plan de séquence est essentiellement un plan sur mesure avec quelques détails supplémentaires. On ne fait pas de planification détaillée avant d’être proche temporellement du travail concerné, et cela vous fait gagner du temps au lieu de re-planifier le même travail.
• Les plans d’équipe contiennent le plus bas niveau de détail. Le chef de projet PRINCE2 délègue la création de ces plans d’équipe au chef d’équipe. C’est une approche sensée et en plus c’est encore du temps de gagner pour le chef de projet.

3. La qualité (faire le travail une fois, pas deux)

PRINCE2 s’intéresse beaucoup à la qualité. Si vous utilisez correctement la méthode, elle peut vous faire gagner un temps considérable. Avec PRINCE2, on effectue un travail concret et pragmatique sur la qualité tôt dans le projet,avant même que votre livrable soit produit. Si vous n’utilisez pas cette approche en amont sur la qualité, vous gaspillerez probablement du temps. Vous découvrirez les défauts en aval. Vous identifierez les attentes du client en termes de qualité au moment de remettre le produit. Vous réglerez certainement ces problèmes, mais remédier aux erreurs liées à la qualité une fois le produit livré prend du temps. On finit souvent par faire le travail deux fois… une fois pour réaliser le produit, et une deuxième fois pour le « réparer ».

Donc gérer la qualité suivant les recommandations de PRINCE2 est aussi un gain de temps. D’ailleurs, un des livres les plus célèbres sur la qualité « La qualité est gratuite » affirme que de gérer la qualité ne coûte ni temps ni argent, cela contribue au contraire à économiser ces derniers. PRINCE2 est entièrement d’accord avec cela.

4. Ne pas réinventer la roue à chaque projet

PRINCE2 a un cycle de vie défini, avec un certain nombre de rôles et de responsabilités claires. Ceci permet aussi une utilisation efficace du temps. Chaque projet est unique. Sans une méthode comme PRINCE2, vous commencez un projet avec une feuille de papier blanche. Vous avez besoin d’inventer une manière de procéder, de construire une équipe et ses modalités de fonctionnement.Avec PRINCE2, votre projet reste un défi,mais vous avez un mode d’emploi pour aborder les questions clés.

• Vous savez comment commencer, en utilisant le processus PRINCE2 « Elaborer un Projet ».
• Vous savez structurer votre équipe, avec un Exécutif de Projet, un Chef de projet et ainsi de suite.
• Vous savez que vous devez obtenir la validation de votre Exposé de projet, votre premier document majeur.
• Vous savez aussi que vous continuerez avec le processus « Initialiser un Projet ».

Avec PRINCE2, les premières semaines cruciales de votre nouveau projet sont tracées. Vous avez déjà un plan de route qui a fait ses preuves, alors que votre projet est tout nouveau et unique. Ça c’est un vrai gain de temps !