La méthodologie PM² est la méthode officielle de gestion de projet de la Commission européenne. Extrêmement polyvalente, elle peut être adaptée aux besoins de tout secteur ou projet. Les pratiques PM² permettent aux équipes projet de maximiser les résultats et de fournir les meilleures solutions et avantages à toutes les parties prenantes. Facile à mettre en place, la méthodologie PM² peut être utilisée efficacement par des chefs de projet de tous niveaux d’expérience.

Pour mieux comprendre comment PM² a été utilisé dans un projet international, nous avons interviewé Marc Berghmans, Chef de projet du programme WIFI4EU. Nous avons discuté de l’impact du projet et de la manière dont Marc et son équipe ont appliqué la méthodologie PM² pour obtenir les meilleurs résultats.

WIFI4EU : une étude de cas

Le projet WIFI4EU a été initié par Jean-Claude Juncker, 12e président de la Commission européenne (2014–2019), lorsqu’il a exprimé le besoin d’« équiper chaque village et chaque ville européenne d’un accès Wi-Fi gratuit dans les principaux lieux de vie publique – tels que les parcs, les places, les bâtiments publics, les bibliothèques, les centres de santé et les musées – d’ici 2020. »

L’idée était de permettre à tous de bénéficier de la connectivité Internet, indépendamment de leur localisation ou de leur revenu. Pour cela, l’Union européenne a alloué entre 2018 et 2020 un budget de 120 millions d’euros à l’initiative WIFI4EU, avec pour objectif de « promouvoir la connectivité Wi-Fi gratuite pour les citoyens et visiteurs partout en Europe. »

Le projet a atteint sa mission en installant plus de 90 000 points d’accès WIFI4EU dans plus de 7 000 municipalités à travers l’Europe, fournissant ainsi une connexion gratuite aux citoyens et visiteurs, permettant aux villages isolés et aux villes d’être mieux connectés, et réduisant les inégalités d’accès à Internet.

WIFI4EU : Application de la méthodologie PM²

Lors de notre entretien avec Marc Berghmans, nous avons évoqué la manière dont la méthodologie PM² a été utilisée pour mener à bien ce projet international. Marc a d’abord souligné l’importance de personnaliser la méthode PM² selon l’environnement et les processus du projet. C’est souvent l’un des principaux défis, car cela demande une bonne compréhension des informations nécessaires pour en maximiser l’efficacité, en l’adaptant aux besoins de l’équipe.

Il a également insisté sur le fait qu’une structure de gouvernance claire est essentielle, en particulier pour des projets de grande envergure. Une telle structure définit les rôles et responsabilités de toutes les parties prenantes internes, ce qui permet d’établir des attentes et des relations de travail précises. Sans cette clarté, c’est le chaos assuré.

Enfin, Marc a rappelé l’importance des Mindsets de PM² : les attitudes et comportements qui aident les équipes projet à se concentrer sur ce qui est essentiel pour atteindre leurs objectifs.

WIFI4EU : gestion des risques avec PM²

La combinaison des pratiques et des mindsets PM², avec l’expérience de Marc et les compétences de son équipe, a permis au projet WIFI4EU d’avancer sans grands obstacles. Cependant, un problème inattendu est survenu avec le portail en ligne via lequel les municipalités pouvaient demander des fonds et rechercher des fournisseurs certifiés par la Commission. Lors des tests, les municipalités devaient passer du portail WIFI4EU à celui de la Commission pour fournir leurs documents, puis revenir. Le site de la Commission a interprété le trafic soudain comme suspect… et a tout bloqué. Heureusement, le problème a été rapidement résolu.

Cette situation illustre l’importance des tests, car si cela s’était produit le jour du lancement, les conséquences auraient été bien plus graves.

Marc nous a partagé l’importance de la gestion des risques dès la réunion de lancement, un moment où chacun est encore calme et peut réfléchir rationnellement aux potentiels problèmes à venir. Il faut aussi y définir le processus de communication du projet (fréquence, contenu des rapports, rôles impliqués).

En plus des pratiques classiques comme la tenue d’un registre des risques, mis à jour chaque mois, il est essentiel de définir un processus de gestion des problèmes : comment en parler ? Quels canaux utiliser ? Email, chat, SMS, appel direct ? Tout doit être convenu à l’avance. De plus, tout le monde doit pouvoir signaler un problème.

Il faut également identifier les situations pouvant avoir un impact (sur le périmètre, le calendrier ou le budget) et réévaluer régulièrement les risques, certains pouvant surgir plus tard.

WIFI4EU : Leçons apprises

La principale leçon que Marc Berghmans – fort de 30+ années d’expérience – retient, est que deux phases sont souvent sous-estimées : la gestion des risques et les tests.
Pour lui, les tests doivent commencer dès le début du projet, et les cas de test doivent être rédigés non par les développeurs, mais par ceux qui établissent les exigences. Et ils doivent contenir des données testables concrètes. Cela permet de vérifier dès le départ la faisabilité et d’éviter les mauvaises surprises.
Autre point clé : l’écoute. S’engager pleinement dans l’écoute de l’autre, sans penser à sa propre réponse dès les premiers mots, peut ouvrir à de nouvelles idées.

WIFI4EU : Étapes concrètes pour mettre en place PM²

Nous avons demandé à Marc quelles étapes concrètes il recommanderait à une entreprise souhaitant mettre en œuvre efficacement la méthodologie PM² dans ses projets, et sa réponse a mis en évidence les principales questions que la direction et les équipes projet devraient toujours se poser :

• Tout d’abord, il est important de se demander : « Pourquoi voulons-nous utiliser PM² ? ». Chaque entreprise a des raisons différentes de la mettre en œuvre : peut-être que leurs projets ne se déroulent pas aussi bien qu’ils le devraient, qu’ils dépassent toujours le budget, que les livrables ne sont jamais livrés à temps ou qu’il n’est pas clair quand le projet doit se terminer.
• Ensuite, Marc suggère que ces entreprises notent les réponses à ces deux questions : « De quoi avons-nous besoin ? », « Qu’appelons-nous un projet ? ». Marc a lui-même posé ces mêmes questions à plusieurs institutions au sein de la Commission européenne afin de déterminer comment améliorer la gestion des projets.
• « Quel est le rôle du chef de projet dans notre entreprise ? » « Peut-il prendre les mesures nécessaires pour continuer à gérer le projet ? ». Marc nous a également confié qu’il avait vu des entreprises envoyer tous leurs chefs de projet en formation, les faire certifier, mais ne jamais réellement mettre en œuvre la méthodologie dans leurs projets.
• Pour mettre en œuvre correctement et efficacement une méthodologie de gestion de projet, ses pratiques doivent être appliquées à toutes les étapes et à toutes les activités de l’entreprise ou de l’institution : les processus devront être modifiés, et de nouvelles étapes et tâches devront être mises en place.

Après ces questions préliminaires, Marc a identifié trois questions permettant à une entreprise de réfléchir aux étapes concrètes nécessaires à l’intégration de la méthodologie PM² dans ses activités :

1. Comment allez-vous l’implémenter pour créer un plan ?
2. Comment allez-vous expliquer les nouveaux processus à tout le monde dans l’entreprise ?
3. Pourquoi faisons-nous cela ?

Dans tout cela, le rôle du management est extrêmement important. Marc se souvient d’un vieux dicton qui résume parfaitement cet état d’esprit : « si vous voulez le faire, le chef doit parler », ce qui signifie que le CEO ou une personne importante dans la hiérarchie doit soutenir l’introduction de la nouvelle méthodologie de gestion de projet.

Pour accélérer la mise en œuvre, la direction doit avoir un plan clair et être capable de communiquer à toutes les parties prenantes. Il est également important de rappeler que la mise en œuvre correcte d’une méthodologie de gestion de projet prend du temps : cela ne se fait pas en trois semaines, dans la plupart des cas cela prend environ six mois à un an.

Enfin, il est essentiel de comprendre quelles pratiques de la méthodologie PM² l’entreprise souhaite appliquer :

• Que voulons-nous retenir de la méthodologie ?
  
• Quelles sont les choses qui seront communes à tous les projets ?
  
• Qu’en est-il de la personnalisation ?

Les entreprises ayant beaucoup de projets peuvent optimiser leurs processus et accélérer l’implémentation de la méthodologie en créant un Project Management Office (PMO). Un PMO peut suivre les projets et s’occuper des livrables et des résultats.

Le conseil final de Marc est de prendre le temps de bien faire les choses. Créez une structure, testez-la avec un ou deux projets pilotes, et continuez à apprendre de chaque nouveau projet.

Why Should I Use PM²?

Pour conclure notre interview, nous avons demandé à Marc Berghmans pourquoi une entreprise ou un professionnel devrait utiliser la méthodologie PM² dans ses projets.

Il a mentionné que la méthodologie PM² est claire et facile à comprendre, avec un guide d’environ 100 pages. Pour chaque pratique, PM² propose un modèle de document ouvert que l’on peut télécharger au format Word ou Excel, prêt à l’emploi. Pour chaque modèle, il existe des instructions claires sur ce qu’il faut renseigner pour votre projet. Et dans le cadre du processus de personnalisation, vous pouvez tout à fait choisir de ne pas utiliser un modèle s’il ne s’applique pas à votre projet.

Comme d’autres méthodologies de gestion de projet, PM² fournit une compréhension commune de la façon de gérer les projets, avec un langage technique partagé et des pratiques communes.

Enfin, PM² est la méthodologie de gestion de projet officielle de la Commission européenne, ce qui en fait une solution idéale pour travailler avec des institutions publiques dans toute l’Europe. Le matériel pour les différents programmes PM² (par exemple, PM² Agile, PM² Portfolio Management, PM² Programme Management) est disponible en ligne sur le site officiel de PM².

Si vous voulez savoir pourquoi le PM² peut être idéal pour votre prochain projet, lisez notre blog « 5 raisons de tomber amoureux de PM² » écrit par notre formatrice Natacha Brenner. Pour en savoir plus sur l’origine de la méthodologie PM², lisez notre blog « L’histoire du PM² ».
QRP International organise des formations sur la méthodologie de gestion de projet PM². Si vous souhaitez en savoir plus, consultez notre page web PM² ou contactez-nous !

SOURCES : https://www.pm2.eu/the-pm2-methodology/