Pour faire face à l’incertitude, à l’ambiguïté et à la rapidité du changement, les organisations d’aujourd’hui doivent développer de nombreuses compétences plus ou moins complexes.
Pour maximiser la responsabilité du succès et les avantages qui en découlent, une organisation doit avoir la bonne gouvernance et la bonne vision.
Le guide P3O vise à faire travailler la gouvernance de manière cohérente afin d’obtenir une vue d’ensemble de l’organisation et d’assurer une meilleure prise de décision.
Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) – Définition
Axelos donne la définition suivante de Portfolio, Programme and Project Office :
Le modèle d’entreprise de prise de décision et de soutien pour tous les changements au sein d’une organisation. Il s’agit de structures physiques ou virtuelles, simples ou multiples, par exemple des bureaux (permanents et/ou temporaires), offrant un mélange de fonctions et de services centraux et localisés, ainsi qu’une intégration avec les dispositifs de gouvernance et l’entreprise en général, tels que d’autres fonctions de soutien à l’entreprise.
Pourquoi le P3O est-il la colonne vertébrale d’une organisation ?
Le guide P3O se concentre sur le Portfolio Office dans le but de fournir aux gestionnaires de portefeuille et aux autres professionnels du changement les processus, les descriptions de rôle, les fonctions, les services et les techniques nécessaires pour réussir.
C’est pourquoi, si une organisation était un corps humain, le P3O en serait la colonne vertébrale, soutenant ce qui se passe dans l’ensemble de l’entreprise.
Objectifs du guide P3O
L’objectif principal de Portfolio, Programme and Project Offices est de fournir un guide universellement applicable comprenant des processus et des techniques, ainsi que des astuces et des conseils, qui permettent aux professionnels et aux organisations d’établir, de développer et de maintenir avec succès des structures appropriées pour faciliter les différents processus.
À qui s’adresse le P3O ?
Le P3O peut être appliqué par les gestionnaires de projets et de programmes et peut leur permettre de mieux comprendre le fonctionnement du portefeuille et les interdépendances entre toutes les initiatives de changement.
Le P3O est également utile aux professionnels de la gestion générale : il les aide à identifier ce dont ils ont besoin pour produire de la valeur pour l’organisation, pour être plus efficaces et pour voir comment faire en sorte que tous les éléments s’imbriquent les uns dans les autres.
Tout comme la colonne vertébrale pour le corps, le P3O soutient les chefs d’entreprise en les aidant à gérer plus efficacement l’ensemble de l’organisation et à tirer le meilleur parti de la mise en œuvre des stratégies de changement.
Les risques du changement organisationnel
Il est évident que les changements sont entrepris parce qu’ils sont censés apporter des opportunités et des avantages au sein de l’organisation, mais chaque changement comporte également des risques :
- un trop grand nombre de projets ou de programmes à gérer simultanément, ce qui peut entraîner des difficultés organisationnelles et des retards dans la mise en œuvre
- dépenses excessives
- duplication des projets ou projets inutiles
- faible pouvoir de décision (mauvais choix, lenteur, ou les deux)
Le Portfolio Office est donc soumis à une pression constante pour apporter une valeur ajoutée à l’organisation et c’est là que le P3O entre en jeu.
Les avantages du P3O
Les principaux avantages du P3O sont :
- Alignement stratégique : le Portfolio Office doit veiller à ce que les initiatives de changement reflètent les objectifs stratégiques
- L’établissement de priorités : permet de préserver le budget et de réduire les travaux inutiles
- Gestion des risques : donne des conseils sur la gestion des risques et prévient les dépassements coûteux (Pour en savoir plus : La gestion des risques et ses 4 composants)
- Optimisation des ressources : de plus en plus importante à mesure que l’organisation fait « plus avec moins »
- Protection de la qualité : P3O permet de se concentrer sur ce qui doit être fait et sur ce que veulent les clients
- Enregistrement des bénéfices : pour démontrer que la valeur améliore l’organisation
Gérer les projets et les programmes de manière stratégique
La nécessité d’orienter le travail des organisations vers un changement plus axé sur les programmes ou les projets signifie qu’il faut s’aligner sur les objectifs stratégiques et d’entreprise.
Cela implique une plus grande attention à la gouvernance, comme les stratégies d’entreprise, et la compréhension de l’efficacité avec laquelle une organisation peut faire face au changement.
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