Programme, portefeuille de projets ou PMO, qu’est-ce qui se cache derrière une organisation ? L’utilisation de méthodologies appropriées pour gérer les projets peut créer de la valeur pour votre organisation. Dans cette interview, nous avons demandé à Danny Vandeweyer de Solidaris comment il aborde les défis des projets avec les Bonnes Pratiques.

Quel est votre rôle et que faites-vous concrètement ?

Mon titre de fonction est manager de programme, mais en réalité, être manager de programme n’est qu’une toute petite partie de mon travail. La majeure partie de mon travail consiste à gérer le portefeuille de projets et le PMO (Project Management Office). Je fais également office de point d’escalade entre l’IT, nos services et les parties externes.

En ce qui concerne le portefeuille, j’organise des réunions régulières avec les différents départements pour discuter des priorités, de la planification et de l’avancement des projets. Et bien sûr, je m’assure qu’il y a un alignement avec la planification de la capacité des ressources informatiques.

En tant que manager du PMO, je dois veiller à ce que la méthodologie que nous utilisons pour gérer nos projets soit correctement appliquée. Cela implique de suivre les projets et de procéder à des ajustements si nécessaire, mais aussi de former et d’encadrer les chefs de projet, les analystes commerciaux et les chefs de service. Les chefs de département jouent également un rôle important, car ils doivent comprendre comment nous gérons les projets. Je dois également m’assurer que les modèles et les outils nécessaires sont disponibles et correctement utilisés. Et comme nous attachons une grande importance à l’amélioration continue, je discute régulièrement de la méthodologie, des modèles et des outils avec les chefs de projets et les analystes commerciaux pour voir si des améliorations sont nécessaires.

Comment êtes-vous arrivé à votre poste actuel ?

J’ai commencé ma carrière en tant qu’analyste/programmeur pour une société de conseil qui m’a affecté à une entreprise de logistique. J’y ai rapidement acquis des connaissances sur le monde de la logistique et l’entreprise m’a demandé si j’étais intéressé par la gestion d’un projet pour elle. Il s’agissait au départ d’un projet de petite envergure, mais il m’a permis de découvrir le monde de la gestion de projets.

Des projets plus importants ont suivi rapidement, car le monde de la gestion de projet me fascinait beaucoup. J’ai donc commencé à suivre des formations pour en apprendre davantage et j’ai lu de nombreux ouvrages sur les différentes méthodologies et les différents corpus de connaissances tels que PRINCE2 et le PMBoK. J’ai également élargi mes connaissances en dirigeant des projets pour le secteur bancaire et plusieurs fournisseurs de services de paiement.

La prochaine étape logique pour moi était d’entrer dans le monde de la gestion de programmes, de portefeuilles et de PMO. Après avoir exercé ces fonctions dans différentes entreprises, mon entreprise actuelle m’a trouvé par l’intermédiaire d’un chasseur de têtes, car elle recherchait une personne possédant mes compétences. C’est ainsi que je suis arrivé chez Solidaris, une mutualité qui fournit une assurance maladie sociale en Belgique.

Quelles sont les Bonnes Pratiques que vous utilisez au sein de votre organisation ? Pourquoi est-ce important ?

Lorsque j’ai commencé dans cette organisation en 2018, on m’a demandé d’améliorer la façon dont l’organisation travaillait avec les projets. À l’époque, la méthode waterfall était encore utilisée, mais comme vous le savez, de nos jours et certainement au sein de l’IT, cette méthode manque d’agilité. J’ai donc commencé par introduire une méthodologie de base fondée sur PRINCE2 Agile. Cela a donné aux collaborateurs une structure à suivre et leur a permis d’être agiles en fonction des besoins.

Voici quelques-unes des Bonnes Pratiques que nous promouvons actuellement en interne :

• déterminer les exigences et le champ d’application, et les diriger de manière appropriée ;
• planifier et programmer le projet. Affecter les ressources appropriées ;
• contrôler le projet et prendre des mesures correctives si nécessaire ;
• gérer les risques et les problèmes ;
• créer un plan de communication approprié et s’y tenir ;
• conclure le projet de manière appropriée.

L’utilisation des meilleures pratiques fournit une base structurée et approfondie pour la gestion des projets. Elle permet de faire le travail de manière plus efficace et, si elle est appliquée correctement, elle permet de faire le travail mieux et plus vite. Comme tous les projets sont structurés pratiquement de la même manière, les parties prenantes comprennent mieux le fonctionnement de la gestion de projet dans l’organisation.

Comment pouvez-vous créer de la valeur grâce à la gestion de projet et/ou de programme dans votre secteur d’activité ? Y a-t-il un cas d’utilisation particulier dont vous aimeriez nous parler ?

En fait, le Covid a rendu le travail dans le secteur de la santé très difficile ces dernières années. De nouvelles réglementations étaient constamment imposées et nous devions réagir très rapidement pour apporter les ajustements nécessaires à notre logiciel. Et bien sûr, la première réaction des employés a été de contourner certaines Bonnes Pratiques. Cependant, nous les avons encouragés à s’en tenir au plan et nous avons pu montrer comment le fait de travailler avec des méthodes de manière pragmatique et agile leur apportait de la valeur.

L’équipe de direction nous a souvent fait remarquer que nous passions trop de temps à lancer le projet pour définir clairement les exigences et le champ d’application. Et ce, alors que nous aurions déjà pu commencer le travail. C’est pourquoi nous avons également introduit l’importance du MVP (Minimum Viable Product) dans la gestion de projet. Une fois ce MVP déterminé, le travail pouvait déjà commencer pour livrer ce qui était nécessaire.

Quels sont les plus grands défis pour un PMO travaillant dans votre secteur ? Existe-t-il des compétences fondamentales ou des traits de caractère qu’un PMO performant doit avoir?

En tant que mutuelle, nous devons collaborer avec le Collège intermutualiste national (CIN) qui est une association mutualiste composée de représentants des différentes fédérations de caisses d’assurance maladie et d’autres organismes d’assurance sociale. Cette organisation initie des projets communs qui sont discutés par tous les représentants des PMO de toutes les fédérations. En outre, la législation belge change régulièrement. Et la plupart du temps, elles sont assorties de délais stricts. Ajoutez à cela la charge de travail des projets au sein de votre propre organisation, et vous pouvez imaginer qu’il est très difficile de maintenir une planification de projet en temps voulu.

Cela signifie que les compétences fondamentales au sein de notre PMO sont certainement liées à la communication, et plus particulièrement à la capacité de négocier. Il est également important d’avoir de bonnes compétences en matière de planification, car il faut veiller à ce que les délais, les dates de livraison souhaitées et la planification de la capacité des ressources nécessaires au projet soient compatibles.

En tant que PMO, nous sommes également, en premier lieu, responsables de la formation et du coaching des PM, mais aussi de la promotion de la connaissance et de l’utilisation de la méthodologie et des meilleures pratiques auprès de toutes les parties prenantes. Il est donc important pour nous d’être en mesure d’assurer la formation et le coaching.

D’un point de vue plus personnel, comment envisagez-vous votre évolution professionnelle et/ou personnelle dans les années à venir ? Que pouvons-nous attendre de vous ?

Sur le plan professionnel, il y a encore du travail à faire pour aider mon organisation à gagner en maturité. C’est pourquoi j’aime le concept d' »amélioration continue ». Vous pouvez commencer à un niveau de base et lorsque le moment est venu (c’est-à-dire lorsque presque tout le monde est au même niveau), vous pouvez passer au niveau suivant. Aider une organisation à se développer, c’est ce qui me donne de l’énergie.

D’un point de vue personnel, je tire beaucoup d’énergie du fait que je peux utiliser toutes mes connaissances et compétences pour organiser des événements. En d’autres termes, pendant mon temps libre, j’organise chaque année un événement sur une base volontaire. À cette occasion, nous collectons des fonds pour des associations caritatives liées à la recherche sur le cancer et au soutien des patients atteints de cancer et de leurs familles. Avec un groupe d’amis, nous avons commencé en 2010 avec l’organisation de l’événement « Ven2-4Cancer » (lire : Ventoux for Cancer). Il s’agit d’atteindre le sommet du Mont Ventoux en France à vélo, en marchant et en courant. En 2014, nous avons commencé à organiser l’événement « Relay for Life » (Levensloop / Relais pour la Vie) dans ma ville natale.
De 2010 à 2019, le montant total de nos dons a atteint près de 3,5 millions d’euros pour des organisations telles que « Kom op tegen kanker » et « Stichting tegen kanker ». Malheureusement, en raison de Covid, nous n’avons pas été en mesure d’organiser un événement au cours des deux dernières années. Mais les 24 et 25 septembre de cette année (2022), l’événement aura à nouveau lieu. Maintenant sous le nom de « Samen voor Hoop » (Unis pour l’espoir).
Et comme je l’ai dit, un grand nombre de mes compétences, telles que la communication, la négociation, la planification, etc. sont également très utiles pour l’organisation de cet événement.

A propos de l’auteur
Danny est actif dans le monde de la gestion de projets, de programmes, de portefeuilles et de PMO depuis plus de 30 ans. Il est passionné par le fait d’aider les organisations à devenir plus matures en matière de gestion de projet. Il détient plusieurs certifications, dont PRINCE2 Practitioner, MSP Practitioner, MOP Foundation et Scrum Master, et propose des formations et du coaching.