Les projets sont compliqués. Il y a tellement de facteurs qui ont un impact constant sur le projet qui nécessitent la réaffectation des ressources pour rester sur la bonne voie.

Un excellent moyen de respecter le calendrier et de gérer les coûts consiste à collecter et à traiter les données du projet dans les 5 groupes de processus de projet, comme indiqué dans le PMBOK.

Ce dernier est l’un des livres les plus importants de la collection d’un chef de projet : le Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide. Le PMBOK contient les processus qui régissent tous les aspects d’un projet. Ils sont regroupés en cinq groupes de processus ou phases dites de gestion de projet. Les processus ne contiennent pas de méthode spécifique pour organiser un projet mais peuvent être utilisés avec tout type de gestion de projet.

Pourquoi parlons-nous de 5 groupes de processus et comment sont-ils liés au cycle de vie ?

Le cycle de vie du projet (Life Cycle), comprend les phases nécessaires aux chefs de projet pour gérer avec succès un projet de sa conception à sa conclusion.

Le cycle de vie d’un projet se compose de 5 phases ou groupes de processus : lancement, planification, exécution, suivi et contrôle et clôture.

Le guide PMBOK parle d’une approche de gestion de projet basée sur les processus. Le guide divise la gestion de projet en 49 processus, qui sont ensuite regroupés en groupes de processus et domaines de connaissances.
Les projets complexes, qui ont une grande portée, une grande quantité de ressources et une grande importance stratégique, nécessitent un niveau plus élevé de connaissances en gestion de projet. Une compréhension de base du cycle de vie du projet et des 5 phases de la gestion de projet (initiation, planification, exécution, suivi et contrôle, et clôture) aidera les chefs de projet à obtenir un succès continu et reproductible dans le temps.

Les groupes de processus sont horizontaux, tandis que les domaines de performance sont verticaux.
En effet, dans le PMBOK, les groupes de processus sont traités comme les phases chronologiques traversées par le projet, tandis que les domaines de connaissances surviennent à tout moment au cours des groupes de processus.

Voyons les 5 groupes de processus en détail.

Initialisation

C’est le groupe des processus initiaux : il comprend tous les processus nécessaires pour démarrer un nouveau projet ou une nouvelle phase de projet.

La phase de lancement du cycle de vie du projet consiste en deux processus distincts : la documentation de base et le registre des parties prenantes. Le but de cette phase est de déterminer la vision du projet, de documenter ce qu’il espère accomplir et d’obtenir l’approbation d’une partie prenante qui peut l’autoriser.

Selon PMI, la phase d’initiation aide à définir la vision de ce qui doit être accompli. C’est là que le projet est formellement autorisé par le sponsor, le périmètre initial est défini et les parties prenantes sont identifiées.

Ces processus sont exécutés afin que les projets et les programmes ne soient pas seulement approuvés par une entité de parrainage, mais aussi que les projets soient alignés sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

Avec cette phase, les lignes directrices du projet sont définies de manière définitive afin de donner un départ solide en préparant les fondations pour ce qui va suivre.

Planification

Une fois autorisé, le projet doit être planifié.
Le deuxième groupe de processus est la phase de planification qui implique tous les processus liés à la définition et à la planification de l’entité de projet.

Les attentes des parties prenantes sont définies et maintenant il va falloir définir le périmètre du projet, les coûts, les délais, en général montrer aux parties prenantes tout ce qui concerne la gestion du projet.

Vingt-quatre processus impliqués dans la planification sont définis dans le PMBOK. Bien qu’une équipe de projet puisse décider lequel de ces éléments choisir pour un projet donné, le point clé est : si vous ne planifiez pas, vous échouez.

L’infrastructure du projet est créée, une feuille de route détaillée est établie. À la fin, tous les membres de l’équipe doivent être en mesure de comprendre la vision du projet et doivent comprendre ce qu’il faut faire pour atteindre l’objectif fixé dans les délais impartis.

L’équipe est capable de réfléchir à l’ensemble du projet en amont. Ainsi, non seulement il crée un ensemble de plans, mais il considère également toutes les choses qui pourraient mal tourner (risques) et comment réagir à ces risques.

Les types de plans qui sont créés sont principalement le plan de gestion de projet, qui guide chaque aspect du projet. Il est essentiel car il devient un document de gouvernance indispensable.

Si durant cette phase tout n’est pas fait de la meilleure des manières, il y a un risque de dépassement des coûts, entraînant un report des délais. Il sera donc essentiel pour le chef de projet en charge de suivre chaque performance qui se développe au cours de cette phase.

À la fin de ce processus, l’équipe devrait avoir une très bonne idée non seulement de ce qu’elle a été chargée de faire, de ce qui est dans et hors de portée, mais aussi de ce qui sera nécessaire pour exécuter le projet à temps et à temps. budget.

Execution

La troisième phase traite des processus liés à la réalisation des activités et des tâches du projet.
La phase d’exécution décrit comment répondre aux besoins et développer les produits finaux. En d’autres termes, comment atteindre les objectifs.

L’exécution du projet nécessite la coordination des ressources humaines, la gestion des attentes des parties prenantes et la gestion du changement de projet.

Le chef de projet doit garder un œil sur les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, ainsi que faire des prévisions régulières sur les futurs problèmes de temps et de coût afin d’aborder les changements le plus tôt possible.

Les demandes de changement doivent être gérées et documentées au cours de cette phase et les parties prenantes doivent être tenues informées en permanence.

Dans cette phase, la majeure partie du budget est investie et la plupart des résultats sont produits. Le projet commence à être mis en œuvre. La phase d’exécution comprend souvent des activités de développement d’équipe, d’engagement des parties prenantes et d’assurance qualité, sur une base formelle ou informelle. c’est la phase la plus longue de toutes, la plupart des énergies et des investissements sont réalisés ici.

Des mises à jour sur l’avancement et d’autres communications sur le projet sont envoyées aux parties prenantes conformément au plan de gestion du projet. Les documents sont conservés et archivés et les parties prenantes sont informées de l’avancement du plan.

C’est là que l’équipe de projet commence à faire le travail de création de livrables, tandis que le chef de projet coordonne les ressources.

L’exécution seule ne suffit pas. Assurez-vous que le projet reste sur la bonne voie. Étroitement liée et en conjonction avec cette phase, nous trouvons l’avant-dernière phase : le suivi et le contrôle du projet.

Surveillance et contrôle

Il s’agit désormais des processus qui couvrent tout ce qui concerne le suivi, le reporting et le contrôle de la performance et de l’avancement du projet.
Tout au long de la vie du projet, le chef de projet doit surveiller et contrôler les travaux pour s’assurer que les livraisons se font à temps, dans les limites du budget et d’une qualité acceptable.
La surveillance et le contrôle du travail du projet se produisent en même temps que la phase d’exécution, de sorte que les deux ensembles de processus s’exécutent en parallèle.

La qualité des produits, la communication avec les parties prenantes et les problèmes potentiels à haut risque sont d’autres domaines à surveiller régulièrement. A tout moment, les résultats du suivi peuvent conduire à des modifications du projet.

Selon le guide PMBOK, il s’agit de « processus nécessaires pour suivre, examiner et réguler l’avancement et les performances du projet ; identifier les domaines dans lesquels des changements de plan sont nécessaires et initier les changements correspondants ».

Ce sont les moments où l’on se remet sur les rails, où l’on compare le plan à la réalité, mesure l’écart pour prendre des mesures correctives.

Quelques exemples de domaines que vous pouvez contrôler sont le périmètre, le coût et le calendrier du projet. Tous ces aspects varient selon les outils et les techniques à utiliser pour les contrôler mais partagent certaines lignes de base définies dans la phase de planification.

Si des modifications doivent être apportées à une partie du projet, comme documenté dans le plan de management de projet, vous devez documenter et mettre à jour le plan à ce moment.

Cela inclut les modifications apportées aux délais, aux coûts, aux résultats et à toute autre modification du projet.

Seuls une vigilance, un suivi et des rapports constants maintiendront le projet axé sur la réalisation de l’objectif.

Clôture

Le dernier groupe de processus est le groupe de processus de clôture.

Cela concerne tous les processus nécessaires à la finalisation et à l’achèvement d’un projet ou d’une phase de projet.

Tous les livrables créés lors de l’exécution du projet ont été livrés et le chef de projet finalise les derniers détails. Cela peut également inclure un examen et une documentation des leçons apprises, la fin du travail des membres de l’équipe et l’exécution des obligations contractuelles.

Non seulement le projet est officiellement clôturé, mais la signature et l’acceptation du client sont également obtenues.

L’essentiel est que même si ces groupes de processus ne sont pas nécessairement faciles à mettre en œuvre, ne pas le faire signifie que l’équipe peut ne pas terminer le travail pour les membres de l’équipe.

Pour clôturer le projet, les obligations contractuelles doivent être remplies et le financement finalisé. Les obligations contractuelles doivent être remplies et clôturées.

Conclusion

Ces 5 groupes de processus ont été créés pour soutenir la planification d’un projet de sa conception à sa clôture.
Le chef de projet utilisera les groupes de processus de la meilleure façon possible, en les faisant interagir les uns avec les autres. De cette façon, vous serez plus efficace dans la gestion du projet en question.

Les 5 processus peuvent être appliqués à tous les types de projets, ils ne se réfèrent donc pas à un modèle unique.

De cette façon, ils peuvent être adaptés à différents types de projets, y compris les projets agiles