La livraison à temps est l’eldorado de la gestion de projet, personne ne souhaite livrer en retard. Lorsque le délai approche et qu’ils sont en retard, le chef de projet et l’équipe de projet travaillent à un rythme effréné pour rattraper le retard et respecter les délais. Tout le monde travaille tard et parfois même le week-end, ce qui peut créer du stress et/ou une surcharge de travail.

Il existe pourtant un excellent moyen de livrer à temps, appelé : la pratique du Timeboxing ou la gestion par blocs de temps.

Qu’est-ce qu’une timebox ?

DSDM définit la time-boxe comme étant une période fixe à la fin de laquelle un objectif est atteint. La date finale de livraison est fixe, mais le travail à faire est variable. Si vous êtes en retard, vous avez une option qui vous permet de faire moins et cette option est claire et approuvée depuis le début. Si vous avez moins de choses à faire, vous pourrez probablement rattraper le retard et vous tenir à l’échéancier. Avant d’entamer la timebox, vous devez planifier le travail à effectuer durant cette période et prioriser les tâches.

Voici un exemple de Timebox, pour un projet simple comme réorganiser et repeindre un garage.

Sans Timebox, vous devrez peut-être lister vos besoins dans n’importe quel ordre, peut-être dans l’ordre de travail :

• Ranger le contenu dans des boîtes
• Recycler les ordures
• Installer un nouvel éclairage
• Acheter de nouveaux outils
• Repaver l’espace
• Peindre les murs et le plafond
• Peindre le bois

Sans Timebox, si vous manquez de temps, vous serez amené à vous dépêcher pour effectuer la peinture. Si vous voulez faire du bon travail, vous peindrez jusqu’à minuit et vous serez complètement stressé.

En utilisant la pratique du Timeboxing, vous resterez calme et éviterez la panique. Vous vous concentrerez sur l’essentiel et vous assurerez que l’essentiel sera livré à temps. L’astuce consiste à avoir des plages horaires convenues avant de commencer à travailler. Vous devez hiérarchiser la liste des besoins.

Etablir une liste des priorités :

– Must have –

• Peindre les murs et le plafond
• Peindre le bois
• Recycler les ordures

– Should have –

• Repaver l’espace
• Installer un nouvel éclairage

– Could have –

• Rangez le contenu dans des boîtes
• Acheter de nouveaux outils

Si vous êtes un peu en retard, vous allez réduire un ou plusieurs éléments de la liste « Could have ». Si nous sommes vraiment en retard dans la planification, tous les éléments « Could have » et un ou plusieurs « Should have » ne seront pas réalisés. Vous pourrez alors planifier votre travail en conséquence, avec les « Must have » au début des activités et les « Could have » plus tard.

La première fois que vous utilisez l’approche du Timeboxing, vous risquez de rencontrer des collègues qui ne peuvent ou ne veulent pas hiérarchiser leurs besoins. Votre supérieur pourrait vous dire que tout est prioritaire. Rien n’est négociable. Ce n’est absolument pas vrai, surtout s’il est important que vous livriez à temps. Vous devrez peut-être « éduquer » votre supérieur. Vous devrez peut-être aider vos collègues à choisir de véritables priorités.

Si vous utilisez une méthode telle que PRINCE2, vous pouvez intégrer sans problème l’approche du timeboxing à votre travail. Dans PRINCE2, une séquence ou un lot de travail pourrait constituer une timebox . Vous vous engagez à livrer à temps (aucune tolérance de temps), mais vous avez beaucoup plus de flexibilité sur ce que vous livrez, en utilisant votre liste de priorités (vous avez donc une haute tolérance sur l’environnement).

Une autre possibilité consiste à choisir une méthode Agile telle que AgilePM, construite autour des Timeboxes et des listes de priorités. Cette méthode utilise l’acronyme MoSCoW Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have pour définir les priorités.

Si vous avez souvent du mal à respecter les délais, la combinaison de ces pratiques est la meilleur solution et elle vous évitera stress et panique de dernière minute. Si vous tenez absolument à livrer à temps, il vous est recommandé d’utiliser ces pratiques.

Pour en savoir plus sur la méthode AgilePM, téléchargez notre livre blanc 8 raisons d’adopter AgilePM

Auteur : Jeff Ball

Article republished from Milestones by Jeff Ball

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