Nous avons posé à Marc Berghmans, expert en gestion de projet et ambassadeur PM² de la Commission européenne, quelques questions concernant la méthodologie de gestion de projet open source PM².

Pouvez-vous nous parler un peu de vous, de votre rôle actuel et de votre lien avec PM² ?

J’ai rejoint la direction générale de l’informatique de la Commission européenne en 2014 et je travaille depuis lors pour le Centre d’excellence en PM² (CoEPM²). Il s’agit d’une équipe qui promeut l’utilisation de PM², PM²-Agile, PM²-Programme Management et PM²-Portfolio Management auprès des institutions européennes, des agences, des organismes et des États membres.

Je dirige actuellement le CoEPM² et, en tant qu’ambassadeur PM², je représente la méthodologie et les offres connexes en interne au sein des institutions européennes et en externe auprès des autorités publiques, du monde universitaire, etc. dans les États membres. Notre objectif est de promouvoir et d’accroître l’utilisation de PM² au sein et en dehors des institutions européennes.

Quel est le lien entre PM² et la Commission européenne ?

La méthodologie PM² et l’offre connexe ont été développées par la Commission européenne pour mieux répondre aux besoins spécifiques des administrations publiques et plus particulièrement aux procédures des institutions européennes.

Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet. Qu’est-ce qui distingue PM² en tant que méthodologie de gestion de projet ?

Comme mentionné ci-dessus, PM² a été développé spécifiquement pour répondre aux besoins de l’administration publique. A cet égard, la méthodologie :

• est légère et concise, avec environ 100 pages
• comprend des modèles pour tous les artefacts utilisés dans la méthodologie. Ces artefacts expliquent en détail comment ils doivent être complétés.
• est personnalisable
• dispose d’une structure de gouvernance claire
• et surtout, comprend un ensemble de mindsets à suivre. Ceux-ci sont liés aux comportements que les chefs de projet doivent adopter lors de la mise en place de la méthodologie

Quels sont pour vous les avantages et les inconvénients de la méthodologie PM² ?

L’avantage de PM² est qu’il fournit une méthodologie commune de gestion de projet qui permet aux chefs de projet des institutions de l’UE, des États membres, etc. de gérer efficacement le cycle de vie de leurs projets. En d’autres termes, il fournit un ensemble clair et complet de processus de gestion de projets.

L’inconvénient que je vois aujourd’hui est que nous ne pouvons pas proposer notre programme de formation et de certification à l’extérieur de l’Union Européenne.

Vous avez une grande expérience de la gestion de projets. Pouvez-vous donner un exemple de projet particulièrement difficile que vous avez géré dans le passé et expliquer comment vous avez surmonté les obstacles ?

Le système d’identification des visas (VIS) a été un projet très stimulant. Il s’agit d’un projet de la Commission européenne qui a débouché sur un système d’échange de données sur les visas entre les États membres de l’espace Schengen. Le groupe de parties prenantes était très diversifié et se composait de la Commission européenne, de la police nationale française, de 27 États membres, de plusieurs entreprises et de mon équipe. Le plus grand défi que nous ayons rencontré a été de maintenir une communication claire.

Nous avons réussi à surmonter toutes les différences en mettant en place une communication claire et transparente. Une autre règle qui nous a beaucoup aidés est celle de l’absence de surprise. Cela signifie qu’il ne faut jamais surprendre les autres parties prenantes, que ce soit avec de bonnes ou de mauvaises nouvelles. Notre règle était de communiquer dès qu’il y avait des écarts.

Nous constatons que l’environnement de travail devient plus hybride, dans le sens où de nombreuses équipes mélangent le smartworking et la présence au bureau. Selon vous, comment PM² peut-il soutenir cette évolution ?

Pour la méthodologie PM², nous n’avons pas constaté de différence selon que les personnes travaillent dans le même environnement ou loin les unes des autres. La formation, le fait de travailler à proximité les uns des autres dans le même bureau présente l’avantage de faciliter les contacts informels.

Dans les environnements hybrides, le plan de communication et les règles de communication doivent être définis. Il peut s’agir de choses simples comme se mettre d’accord sur les heures de travail, sur la manière de communiquer (afin d’éviter que les gens ne s’envoient des messages non sollicités, etc.)

D’après votre expérience, comment pensez-vous que PM² répond au besoin croissant d’être agile ?

Je pense que PM² répond très bien au besoin croissant d’être agile. Notre méthodologie et notre certification PM²-Agile en sont un bon exemple, car elles sont entièrement liées à la méthodologie de gestion de projet PM². Les chefs de projet qui souhaitent utiliser PM²-Agile dans leurs projets apprécieront l’intégration entre les deux. Vous pouvez télécharger PM²-Agile sur le site web de l’UE.

Pour plus d’information sur PM², consultez le site web de l’UE.

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