Comment améliorer la communication dans vos projets virtuels ?

Date: 26/05/2020| Catégorie: Gestion de projet|

Dans un projet virtuel, les membres de l’équipe travaillent tous à différents endroits. Nous avons constaté qu’au cours des dernières années, les équipes de projet ont évolué pour devenir toujours plus «virtuelles» – conditions de travail plus flexibles, fournisseurs et partenaires externes, équipes externalisées – mais la communication reste le plus grand obstacle. Communiquer efficacement avec l’équipe de projet est encore plus compliqué lorsque l’équipe n’est pas physiquement située au même endroit.

Il y a beaucoup de difficultés dans les aspects «soft» de la communication : vous manquez souvent les indices visuels qui vous aident à comprendre comment un message oral est reçu. Dans la communication écrite, ceux qui envoient le message ont tendance à être plus négatifs et ceux qui le reçoivent ont souvent tendance à l’interpréter de manière plus négative que nécessaire. La partie la plus difficile de la communication à distance consiste à créer une boucle de rétroaction qui garantit qu’un message est reçu et interprété de la bonne manière.

Quant à la dynamique de communication, l’approche dans un environnement virtuel doit être similaire à celle dans laquelle tout le monde travaille au même endroit. Le problème est que de nombreuses inefficacités émergent à distance – ce qui n’arriverait pas ou peu lorsque vous êtes au même endroit, puisque vous pouvez facilement rencontrer votre collègue ou aller directement à son bureau. Mais comme toujours : le temps passé à la préparation est du temps gagné à l’exécution. Ce dont votre projet a besoin – virtuel ou classique – est une approche de gestion de la communication.

L’approche de gestion de la communication PRINCE2

Comme dans de nombreux autres aspects de la gestion de projet, PRINCE2 fournit des conseils sur la façon de faire face aux défis de communication. La méthode de gestion de projet PRINCE2 est désormais une norme de facto dans de nombreuses régions du monde. Et en ce qui concerne la communication, elle fournit des conseils grâce à l’approche de gestion de la communication et indique également comment l’utiliser tout au long du cycle de vie du projet. PRINCE2 est souvent considéré comme “rempli de documentation” et de bureaucratie, mais ce n’est rien de plus qu’une interprétation déformée. Je préfère utiliser PRINCE2 comme liste de contrôle des choses que je dois clarifier et convenir avec les parties prenantes du projet. Ma citation préférée du manuel PRINCE2 (à la page 27) dit qu’il est “important de se rappeler qu’une gestion de projet efficace nécessite des informations (pas nécessairement de la documentation) et des décisions (pas nécessairement des réunions) ». La situation détermine ensuite dans quelle mesure ces informations doivent être bien documentées et si les décisions doivent être prises en réunion ou non.

Voyons ce que propose l’approche de gestion de la communication de PRINCE2 et comment elle peut aider à gérer des projets virtuels. À strictement parler, l’approche de gestion de la communication traite des moyens et de la fréquence de la communication avec les parties intéressées à l’intérieur et à l’extérieur du projet. Je n’entrerai pas dans les détails sur l’identification, l’analyse et l’implication des parties prenantes externes, mais je me concentrerai sur la communication interne, par exemple avec l’équipe de projet.

Outils et techniques

PRINCE2 ne traite pas les outils, vous ne trouverez donc pas de recommandations ou de conseils particuliers sur cette question. Mon conseil est seulement « n’y pensez pas trop ». Après tout, « un fou avec un outil est toujours un fou ». Évaluez donc d’abord les outils déjà utilisés par votre organisation. Ne dépendez pas trop des e-mails ; les e-mails ne sont pas un bon outil en général, mais il est difficile d’éliminer cette mauvaise habitude. Les e-mails ont tendance à entraîner une surcharge de communication. Il est beaucoup plus utile d’utiliser des outils tels que le chat pour la communication écrite, il est plus informel et réduit considérablement l’effort dû au format. Cela laisse donc plus de temps pour le contenu. En plus du chat, il est également bon d’avoir un outil pour les réunions en ligne, pour les vidéoconférences, auquel tout le monde peut facilement accéder à partir de différents appareils. L’option de partage d’écran est généralement incluse et est très utile.

Il est important pour les membres de l’équipe, d’être tous d’accord et alignés sur la façon d’utiliser le ou les outils. En tant que chef de projet, vous devez clarifier les directives et donner le bon exemple. Quelques points à considérer : l’utilisation de webcams ou du bouton muet pour la visioconférence, comment structurer le sujet et l’utilisation de mentions dans les chats. Assurez-vous également qu’il soit clair pour tout le monde quel outil sert à quoi – cela est particulièrement important lorsqu’il existe plusieurs outils disponibles qui ont à peu près la même fonctionnalité.

Rapport

Vous devez garder une trace, enregistrer les communications : décisions prises, actions convenues, sujets à discuter… Je le répète, le courrier électronique n’est pas un bon moyen. Mais vous n’avez pas besoin d’outils spéciaux : un simple document partagé sur le réseau auquel tout le monde peut accéder peut suffire. Assurez-vous que tout le monde sache où trouver ces informations. Ici aussi, il est peut-être plus facile et plus sûr d’utiliser la technologie que votre organisation possède déjà que d’acheter de nouvelles solutions.

Calendrier

Déterminez quand vous ou d’autres communiquerez, puis les réunions que vous ferez. Les réunions en ligne ont tendance à être beaucoup plus fatigantes que les discussions en direct, et les personnes qui travaillent à domicile ont généralement d’autres distractions, comme les enfants.

Dans un environnement virtuel, il est donc encore plus important de limiter le nombre de réunions au minimum ! Des rôles et des responsabilités clairs et des résultats bien définis aideront à réduire le nombre de sessions en ligne avec plusieurs personnes. Assurez-vous de suivre les principes PRINCE2 même dans des environnements virtuels;(quels principes ? Lire l’article de blog Les principes PRINCE2 appliqués aux projets virtuels).

Rôles et responsabilités

Assurez-vous qu’il est clair pour tout le monde qui est responsable pour quel type de communication. Cela signifie non seulement d’organiser des réunions ou de gérer le chat en groupe, mais aussi de préciser qui doit répondre à quel type de question. Plus vous clarifiez ces choses en amont, plus votre projet sera facile.

Communication informelle

Tout ce dont nous avons parlé jusqu’à présent concerne principalement la communication formelle. Lorsque je coache des chefs de projet, je recommande souvent de choisir un bureau près de la cafetière. Mais à domicile, cela n’a pas beaucoup de sens. Au bureau, la machine à café a une fonction informelle de sollicitation, de promotion de la conversation: vous pourrez comprendre l’état actuel, les risques et problèmes réels du projet et ce que l’équipe projet apprend. Alors, n’oubliez pas ces moments – essayez de les inclure dans votre routine. Dans un environnement virtuel, cela signifie inviter les gens à un chat vidéo, même juste pour parler ou organiser un apéritif virtuel où tout le monde peut avoir un moment de partage à distance. L’inconvénient des projets virtuels est que vous devez apporter les formalités lors des réunions informelles.

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Stijn Janssens

Stijn Janssens

Stijn est un consultant expert en gestion de projet, programme, portefeuille depuis plus de 12 ans.  Il est formateur et coach sur les Bonnes Pratiques et est certifié PMP®, PRINCE2®, MSP®, MOP®, P3O®, ITIL V3 et Lean IT.

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