Définition PMO

L’acronyme PMO est généralement utilisé pour désigner le bureau de gestion de projet. Le bureau de gestion de projet est un groupe ou un service au sein d’une organisation dont le travail consiste à maintenir les normes établies de gestion de projet et de gestion de programme au sein de la structure. Le PMO peut être considéré comme l’épine dorsale d’un projet ou d’un programme réussi.

Le bureau de gestion de projet offre des conseils sur les projets et programmes qui tentent de normaliser les pratiques afin d’augmenter l’efficacité des processus. Il se concentre sur les normes et propose un accompagnement en mettant en œuvre différentes méthodologies. De plus, le PMO développe et maintient des métriques pour suivre et contrôler l’exécution des projets et programmes.

Le PMO se concentre sur les problèmes, avec des fonctions et des services alignés sur l’objectif, la fonction et les services des autres PMO au sein de l’organisation.

Différents types de PMO

Le terme PMO est principalement utilisé pour désigner le bureau de gestion de projet, mais dans certaines organisations, l’acronyme PMO est utilisé pour désigner également le bureau de gestion de programme et le bureau de gestion de portefeuille.

• Le bureau de gestion des projets soutient les projets individuels
• Le bureau de gestion des programmes coordonne, identifie les dépendances des projets et soutient la transition des résultats vers le Business as Usual
• Le bureau de gestion de portefeuille fonctionne au niveau de l’entreprise et est responsable de la gestion de toutes les initiatives de changement au sein d’une organisation

Les différents types de PMO donneront à l’organisation la capacité de mettre en œuvre des initiatives de changement de manière cohérente et veilleront à ce qu’elles soient constamment alignées sur les objectifs stratégiques.

En se concentrant sur le bureau de gestion de projet, trois types différents peuvent être identifiés : “Supportive PMO”, “Controlling PMO” et “Directive PMO”.

Le bureau de support de projet fournit un soutien sous forme de compétences à la demande, de modèles, de bonnes pratiques et de leçons apprises. Ce type de PMO est une excellente solution organisationnelle pour les organisations où les projets sont mis en œuvre avec succès de manière mal contrôlée.

Le bureau de contrôle de projet fournit un support mais exige également que ce support soit réellement utilisé. Le PMO établit des demandes de méthodologies, de modèles et de directives de gouvernance spécifiques. Les projets sont également suivis de près par ce type de PMO. Ce PMO est une solution pour les organisations qui souhaitent aligner les activités, les pratiques et la documentation.

Le bureau de gestion de projet fournit une expérience de gestion de projet et des ressources pour gérer un projet. Ce type de PMO crée un niveau élevé de cohérence des pratiques dans tous les processus et est particulièrement efficace dans les très grandes organisations.

Objectifs du PMO

Le PMO, quel qu’il soit, fournit des conseils et des informations. Il aide les organisations à s’assurer que les bons projets sont achevés et que les bonnes décisions sont prises par les bonnes personnes, avec les bonnes informations au bon moment. Cela aide les organisations à gérer et à réaliser des projets conformes aux valeurs et aux objectifs de l’organisation.

Le PMO :

• cherche à mettre en œuvre une sélection de projet appropriée et à prioriser les critères qui améliorent la contribution à la stratégie, ainsi que la validation de l’analyse de rentabilisation.
• est un service qui prend en charge la gestion des dépendances entre la livraison, les livrables, les changements business et les avantages de tous les projets et programmes.
• peut impliquer l’utilisation de méthodologies spécifiques telles que PRINCE2 et MSP ou d’autres méthodologies de gestion de projet ou de programme afin de garantir que les projets et programmes soient exécutés de manière efficiente, efficace et conforme aux normes de qualité.
• fournit un cadre de bénéfices et de soutien aux promoteurs de projets et de programmes afin de fournir des bénéfices alignés sur l’objectif de l’organisation.
• conçoit et met en œuvre des fonctions et des services qui traitent des problèmes actuels et futurs, reconnus et identifiés au sein de l’organisation.
• écoute les décideurs de l’organisation et structure les fonctions et services en conséquence.
• s’adapte à la maturité de l’organisation, à la culture, à la structure et au niveau de sponsor. Sur cette base, il détermine la valeur des services pour l’organisation.
• garde un aperçu de tous les projets et programmes actuels, précédents et futurs et sert de référentiel pour toute la documentation.
• crée des rapports de qualité qui peuvent être utilisés pour la prise de décision de la direction et du conseil d’administration avec des données à jour, fiables et crédibles.
• démontre la valeur des services qu’il fournit.

Les organisations ne sont pas statiques, mais elles s’adaptent et changent continuellement pour refléter les changements dans l’environnement commercial. Cela signifie également que les défis et les questions auxquels il faut répondre sont en constante évolution. C’est le travail d’un PMO bien organisé d’être toujours attentif aux changements de l’environnement de l’entreprise : le PMO doit toujours être à l’affût des nouveaux défis, des questions à répondre, et évaluer en permanence les fonctions et services actuels fournis par le PMO afin de s’adapter aux besoins.

Le PMO est le reflet direct de l’organisation, donc aucun PMO n’est statique. Cela signifie que le PMO, après avoir effectué les évaluations nécessaires, peut également décider d’arrêter certains services pour en introduire de nouveaux.

Rôles au sein du PMO

L’ensemble des compétences et des rôles est différent pour chaque PMO : il dépend de la taille, de la complexité et de nombreux autres facteurs à la fois de l’organisation et du PMO lui-même. Dans tous les cas, pour avoir un PMO efficace, certaines activités doivent nécessairement être couvertes :

• L’engagement des parties prenantes : être capable de s’assurer que les bonnes personnes reçoivent les bons messages de la bonne manière, en évitant les mauvaises interprétations
• La gestion de projet : être capable de soutenir et / ou contester avec crédibilité
• La capacité d’analyse : être capable de collecter, interpréter et analyser des données souvent complexes
• La communication : être capable d’écouter et présenter les messages de la bonne manière, même les plus difficiles
• La négociation : être capable d’agir en tant qu’intermédiaire entre sponsor, direction et PMO. Ce n’est pas une nécessité quotidienne mais potentiellement une compétence inestimable au sein d’une organisation

Le PMO est généralement géré par le PMO Manager. Il / elle supervise avec succès tous les aspects de tous les projets et / ou programmes en cours. D’autres rôles probables au sein d’un PMO bien organisé peuvent être définis à quatre niveaux différents :

Rôles de support de projet : administrateur de projet, coordinateur de projet, agent de soutien de projet

Rôles de support de portefeuille, de programme et de projet : responsable de la gestion de projet, agent du PMO, rôles de spécialiste du PMO (planificateur de projet, planificateur de projet, contrôleur de projet)

Rôles de management au sein du PMO : PMO Manager, PMO Lead

Rôles stratégiques au sein du PMO : responsable PMO, directeur PMO, directeur de portefeuille, ePMO (PMO entreprise)

Certification Portfolio, Programme and Project Offices (P3O®)

La certification P3O (Portfolio, Program and Project Offices) est souvent requise pour couvrir des rôles de haut niveau au sein du PMO. P3O est une méthodologie qui aide les organisations à construire des structures qui permettent la mise en œuvre réussie de portefeuilles de gestion du changement dans les programmes et projets.

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Sources :
Axelos : Value of the PMO, Implementing and leading a best practice PMO