Nous savons tous qu’un projet est une structure organisationnelle temporaire ayant pour objectif de créer un produit ou un service unique (livrable) dans certaines contraintes telles que le temps, le coût et la qualité.

Nous savons également que les bénéfices sont la force motrice derrière le lancement et l’investissement dans un projet. Cependant, les bénéfices d’un projet sont, dans la plupart des cas, réalisés bien au-delà de la date de clôture du projet, résultant de l’utilisation opérationnelle des livrables du projet. À ce stade, le chef de projet et l’équipe projet ont terminé leur travail sur le projet depuis longtemps.

Alors, comment s’assurer qu’une organisation passera des outputs aux bénéfices ? Une condition préalable fondamentale pour atteindre les bénéfices prévus du projet est une transition réussie de la période du projet à l’utilisation opérationnelle. Planifier la transition est une activité nécessaire mais souvent négligée.

C’est pourquoi la méthodologie PM² introduit deux processus différents (avec des plans associés) : la Gestion de la Transition et la Gestion de la Mise en Œuvre Opérationnelle. Tous deux sont essentiels pour offrir les bénéfices et la valeur escomptés du projet.

La transition garantit que le passage de l’ancien état au nouvel état se fait de manière contrôlée et fluide. Elle inclut la gestion de toute activité de communication pertinente et nécessite une collaboration étroite avec le business manager (BM) pour garantir le transfert correct des livrables du projet à l’organisation cliente.

Les principaux participants de cette activité sont : le chef de projet, qui surveille et contrôle la transition, l’assurance qualité, qui exécute les tâches sous la direction du chef de projet et le product owner, qui accepte le produit avant que la transition ne soit complète.

L’une des principales étapes de la Gestion de la Transition est de s’assurer que le Plan de Transition est exécuté de manière efficace. Le chef de projet prépare celui-ci pendant la phase de planification du cycle de vie PM².

S’il n’y a pas de Plan de Transition, le chef de projet doit :

• Identifier les différents rôles et parties prenantes responsables du processus de transition
• Identifier ce qui doit être accompli avant que la transition puisse être considérée comme terminée

L’exécution efficace des activités de mise en œuvre opérationnelle est cruciale pour des opérations fluides même après la livraison des livrables du projet. Les activités de mise en œuvre opérationnelle seront presque toujours nécessaires après la fin du projet – c’est pourquoi il est bon de définir à l’avance les activités de changement post-projet.

Étant donné que la mise en œuvre de ces activités sort du champ de responsabilités du projet, elles deviennent de la responsabilité de l’organisation et sont effectuées dans le cadre des opérations en cours ou des futurs projets.

L’objectif de l’activité est d’analyser l’impact de la mise en œuvre du projet sur les opérations en cours et les processus métier existants, sur les personnes et la culture de l’organisation. C’est également le moment où les besoins en formation des personnes de l’organisation sont pris en compte.

Principaux participants : le business manager, qui prépare le plan d’action opérationnel, et le chef de projet, qui soutient le business manager. Le project owner examine et approuve le plan d’action opérationnel.

Le plan d’action opérationnel décrit l’impact sur l’organisation et les activités de gestion du changement pour garantir que les livrables sont intégrés efficacement dans l’organisation.

Le suivi des bénéfices fait partie du plan d’action opérationnel. Il répond à la question : avons-nous atteint les bénéfices attendus ?

Selon la méthode PM², toutes les activités de mise en œuvre opérationnelle dans le cadre temporel du projet font partie du plan de travail du projet et sont planifiées/contrôlées dans le cadre du projet global.

Les activités de transition garantissent que les livrables du projet sont utilisables à 100 % avec une perturbation minimale pour l’entreprise et une efficacité maximale.

Les activités de mise en œuvre opérationnelle garantissent que les résultats du projet sont utilisés de manière efficace et intégrés dans le travail quotidien, et que les résultats du projet et les bénéfices souhaités du projet sont atteints.

En termes de durée, les activités de transition se terminent avec les livrables du projet, tandis que les activités de mise en œuvre opérationnelle se poursuivent jusqu’à ce que les bénéfices souhaités soient atteints.

Essentiellement, la Transition traite de la continuité, tandis que la Mise en Œuvre Opérationnelle traite du changement.
Les deux activités se complètent mutuellement et contribuent ensemble à la réalisation des bénéfices du projet. Ces activités sont essentielles pour garantir que la valeur et les bénéfices attendus du projet se concrétisent à long terme, et que l’organisation continue à fonctionner de manière efficace et efficiente avec les changements introduits.

QRP International fait partie du PM² Group, une organisation à but non lucratif qui vise à faciliter la mise en œuvre de la méthodologie de gestion de projet PM² dans les projets publics et privés, telle qu’initiée par le Centre d’Excellence en PM² de la Commission Européenne. QRP International organise des formations PM² Foundation, aussi bien sur site que virtuellement. Demandez-nous plus d’informations ou regardez notre webinaire gratuit enregistré.

Source :
The PM² Project Management Methodology Guide 3.0.1